Prefeitura de Caraguatatuba capacita 130 agentes administrativos em gestão documental

Cento e trinta agentes administrativos de diversas secretarias da Prefeitura de Caraguatatuba, empossados entre 2017 e 2018, fizeram a capacitação em Gestão Documental durante o mês de novembro. O treinamento que envolveu sete turmas de servidores, divididas entre os períodos da manhã e da tarde, terminou na quarta-feira (28/11), na Escola de Governo, no Indaiá.

O objetivo foi orientar os novos servidores em relação à gestão documental pública, com ênfase nos procedimentos e operações das “rotinas” que garantem o controle dos documentos desde a produção a destinação final.

A técnica do Arquivo Documental da Prefeitura de Caraguatatuba, Luzia Rodrigues de Toledo Prado, acompanhada da historiadora do Arquivo Permanente e Histórico da Fundação Educacional e Cultural de Caraguatatuba (Fundacc), Denise Lemes, aplicou o treinamento.

Com 28 horas/aula, a capacitação abordou os seguintes tópicos: “Conceito de arquivo e/ou documento”; “O princípio das três idades: Arquivo Corrente, Arquivo Intermediário e Arquivo Permanente”; “O que é Gestão de Documentos, suas fases e seu objetivo?”; “Cuidados com o documento”; “O que é a avaliação de documentos”; “O que é Plano de Classificação Documental”; “O que é Tabela de Temporalidade Documental”; “Sistema de Protocolo de Processos/Prescon (produção de remessas e arquivamento de processo)”; “Avaliação e eliminação de documentos”; e “Conhecendo s legislações municipal, estadual e federal.”

A Escola de Governo está localizada na Av. Goiás, 615 – Indaiá.  Mais informações pelo telefone (12) 3883-9523/3883-9668,  WhatsApp (12) 99775-2420, http://servidor.caraguatatuba.sp.gov.br/ ou pelo e-mail escola.governo@caraguatatuba.sp.gov.br.

História

Os trabalhos de gestão documental em Caraguatatuba iniciaram em 1998, com a criação do Arquivo Histórico Arino Sant’Ana de Barros.  Em 2010, começou a organização do acervo documental do Arquivo Administrativo José Lúcio de Alcântara. A Lei Municipal 2.218/2015 estruturou a Divisão de Arquivo Público Municipal, responsável pela Gestão Documental Municipal. Com a sanção da Lei nº 2.419/2018 (Reestruturação Administrativa da Prefeitura de Caraguatatuba), o setor passou a ser denominado Departamento de Arquivo Público Municipal, ligado à Secretaria de Administração.

O Arquivo Público do Estado de São Paulo (APESP), por meio do Centro de Assistência aos Municípios (CAM), considera o “Arquivo Administrativo José Lúcio de Alcântara” de Caraguatatuba (Arquivo Geral Municipal) e o Arquivo Arino Santa’Ana de Barros  (Arquivo Permanente e Histórico) referências em gestão documental. Representantes de diversos municípios paulistas o visitam para estruturar um Arquivo Documental em suas cidades, além de Minas Gerais, Santa Catarina e Nordeste.

O Departamento de Arquivo Público Municipal fica na Av. Ministro Dílson Funaro, 725 – Jardim Britânia. O telefone é o (12) 3882-5706